Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Výzkumný ústav balneologický, v. v. i.
IČO: 86652061
Sídlo: Prosek 174, 411 19 Mšené-lázně
zapsaný v Rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy
(dále jen „Správce“ nebo „Ústav“)

Kontaktní údaje:
E-mail: balneologie@balneologie.eu
Webové stránky: www.balneologie.eu

Pro záležitosti týkající se ochrany osobních údajů můžete kontaktovat Správce na výše uvedené e-mailové adrese.

2. Základní pojmy

• Osobní údaj – jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
• Zvláštní kategorie osobních údajů – údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání, zdravotním stavu, sexuálním životě apod. (čl. 9 GDPR).
• Subjekt údajů – fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
• Zpracování – jakákoliv operace s osobními údaji (sběr, uchování, použití, předání, výmaz atd.).
• Souhlas – svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu údajů.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Ústav zpracovává pouze osobní údaje nezbytné pro stanovené účely. Zpracovávané kategorie zahrnují zejména:

a) Identifikační a kontaktní údaje
jméno, příjmení, akademický titul, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, IČ/DIČ (u podnikajících fyzických osob)

b) Údaje poskytnuté prostřednictvím webových stránek a formulářů
údaje z kontaktních formulářů, poptávek služeb, přihlášení k newsletteru, komentářů

c) Technické a provozní údaje
IP adresa, informace o prohlížeči a operačním systému, data a čas přístupu, cookies, údaje o zařízení

d) Údaje o zaměstnancích, uchazečích o zaměstnání a smluvních partnerech
v rozsahu nezbytném pro pracovněprávní a smluvní vztahy (včetně údajů o vzdělání, předchozím zaměstnání, případně údajů o rodinných příslušnících, pokud je to nutné)

e) Údaje o zdravotním stavu
pouze v případě, že jsou nezbytné pro specifické výzkumné nebo balneologické účely a pouze se souhlasem subjektu údajů nebo na základě zvláštního právního důvodu (čl. 9 GDPR).

Ústav nesbírá citlivé údaje (zvláštní kategorie) bez výslovného souhlasu nebo jiného zákonného důvodu.

4. Účely a právní důvody zpracování

Účel zpracování	Právní důvod (GDPR)
Plnění smlouvy / poskytování služeb	čl. 6 odst. 1 písm. b)
Plnění právních povinností	čl. 6 odst. 1 písm. c)
Oprávněný zájem Správce (ochrana majetku, bezpečnost, statistika, přímý marketing podobných služeb)	čl. 6 odst. 1 písm. f)
Zasílání newsletteru a marketingová komunikace	souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a)
Zlepšování webových stránek a analytika	souhlas / oprávněný zájem
Výzkumná činnost ústavu	veřejný zájem / oprávněný zájem / souhlas
Zpracování žádostí o zaměstnání	souhlas / oprávněný zájem

5. Od koho osobní údaje získáváme

• přímo od subjektů údajů (formuláře, e-maily, smlouvy),
• od jiných osob (např. doporučení),
• z veřejně dostupných zdrojů,
• automaticky při návštěvě webových stránek (cookies, logy).

. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje mohou být předány:

• zpracovatelům (IT služby, hosting, pracovnělékařská péče, účetní, marketingové nástroje),
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon,
• v nezbytném rozsahu dalším subjektům při plnění smlouvy (např. platební brány, dopravci).

Se všemi zpracovateli má Ústav uzavřenou písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů.

Předávání mimo EU/EHP
K předání dochází pouze v případě používání služeb Google (Analytics, Ads, reCAPTCHA, Fonts, Maps, YouTube), Facebook/Meta, Microsoft Advertising a podobných. V těchto případech jsou uplatněny standardní smluvní doložky Evropské komise nebo jiná vhodná záruka.

7. Doba uchování osobních údajů

• údaje zpracovávané na základě smlouvy – po dobu trvání smlouvy a následně po dobu stanovenou právními předpisy (např. daňové a účetní předpisy),
• údaje na základě souhlasu – do odvolání souhlasu,
• údaje o uchazečích o zaměstnání – zpravidla 6 měsíců od ukončení výběrového řízení,
• technické logy a analytická data – maximálně 14–50 měsíců (podle konkrétního nástroje),
• v ostatních případech pouze po dobu nezbytně nutnou pro daný účel.

8. Práva subjektů údajů

Máte právo:

1. na přístup k osobním údajům,
2. na opravu,
3. na výmaz („právo být zapomenut“),
4. na omezení zpracování,
5. na přenositelnost údajů,
6. vznést námitku proti zpracování,
7. odvolat souhlas (pokud je zpracování na souhlasu založeno),
8. podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorový úřad:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
www.uoou.cz
telefon: +420 234 665 111
e-mail: posta@uoou.cz
datová schránka: qkbaa2n

Žádosti o uplatnění práv zasílejte na e-mail: balneologie@balneologie.eu.
Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů (v odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce).

9. Zabezpečení osobních údajů

Ústav přijímá vhodná technická a organizační opatření, zejména:

• šifrované spojení (HTTPS/SSL),
• omezený přístup pouze oprávněným osobám,
• povinnost mlčenlivosti,
• pravidelné zálohy (servery v EU),
• ochrana proti neoprávněnému přístupu (Wordfence a další nástroje),
• interní bezpečnostní předpisy.

10. Cookies a online nástroje

Webové stránky používají cookies a podobné technologie. Podrobnosti o typech cookies, době jejich uchování a možnosti jejich správy jsou uvedeny v samostatných Pravidlech cookies.

Ústav používá zejména:

• Google Analytics (s anonymizací IP),
• Google Ads / Remarketing,
• Google reCAPTCHA,
• Google Maps a Fonts,
• případně další analytické a marketingové nástroje.

Tyto nástroje jsou používány pouze se souhlasem uživatele (kromě nezbytně nutných technických cookies).

11. Osoby mladší 16 let

Ústav vědomě neshromažďuje osobní údaje osob mladších 16 let bez souhlasu zákonného zástupce. Pokud zjistíme, že k takovému zpracování došlo, údaje neprodleně vymažeme.

12. Změny zásad

Tyto zásady mohou být aktualizovány. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webových stránkách Ústavu. O podstatných změnách budete informováni vhodným způsobem.